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Es gibt bei der Nachfolgeplanung einige Dinge, die jeder Unternehmer tun sollte. In einem früheren Beitrag zur Nachfolgeplanung hatte ich bereits dargestellt, wie der Prozess über eine entsprechende Vorbereitung gestaltet werden kann. Ein sorgfältig vorbereiteter Übergang kann mitunter fünf bis zehn Jahre dauern.

Wer täglich die Nachrichten hört oder in der Zeitung liest, bekommt allerdings mit, wie schnell sich Schicksalsschläge ereignen können. Ob auf einer Sportreise, im Erholungsurlaub oder auch im eigenen Haushalt: Wir sind alle nicht vor plötzlichen Unfällen geschützt. Gerade schwere Krankheitsverläufe oder auch der Tod eines Unternehmers stellen Herausforderungen für das Unternehmen dar. Um hier nicht die Existenz des Betriebs aufgrund von Unklarheiten und Streitigkeiten aufs Spiel zu setzen, sollte jeder Unternehmer sofort entsprechende Vorsorgeschritte einleiten.

Verfügungen und Generalvollmacht

Der allererste und absolut notwendige Schritt für eine funktionierende Nachfolgeplanung ist die Absicherung von internem Zugriff auf die elementaren Firmenfunktionen. Dazu gehören unter anderem Zugänge und Passwörter, Bankverfügungen und firmenspezifisches Wissen. Verunfallt oder verstirbt der Unternehmer, sollten diese Daten an einem bekannten Ort hinterlegt sein. Wer hier keine geeigneten Stellen im Unternehmen hat, sollte einen Anwalt oder Notar mit der Fortführung im Ernstfall beauftragen – und zwar bevor der Ernstfall eintritt.

Ferner sollte sich jeder Unternehmen für diesen Fall auch entsprechend im privaten Bereich absichern. Dazu ist eine sogenannte Generalvollmacht notwendig. Damit können sich etwa Ehepartner gegenseitig vertreten. Aus Sicherheitsgründen sollten die Dokumente an verschiedenen Orten verwahrt werden.

Während ein Unfall die Fortführung des Betriebs schwebend wirksam hält, bedeutet der Tod gleichermaßen eine Aufteilung im Rahmen der üblichen Erbreihenfolge. Insofern gilt es auch hier entsprechend vorzusorgen und mit einem Testament den Willen zu verfügen. Denn nicht immer passt der eigene Wunsch zu den gesetzlich festgelegten Regelungen, weshalb diese hier im Rahmen der Möglichkeiten angepasst werden sollten.

Nachfolge hängt maßgeblich von der Rechtsform ab

Das Testament kann vieles klären, sich aber keinesfalls über bestehende Vorschriften hinwegsetzen. Insofern gilt es hier, mit einem Experten das Testament entlang der gewünschten Verteilung aufzusetzen, damit der letzte Wille nicht an einer unzulässigen Forderung scheitert, deren Nichtigkeit das Eintreten der gesetzlichen Regelung bedingt.

Zudem orientiert sich die Gebühr des Notars am aktuellen Vermögen des Unternehmers. Wer hier also frühzeitig eine Regelung festhält, spart bares Geld im Vergleich zu einer späteren Beglaubigung. Folglich ist es wichtig, das Testament möglichst allumfassend und abschließend zu formulieren, sodass die bösen Überraschungen so weit wie möglich ausgeschlossen sind.

Nachfolgeplanung für Einzelunternehmer

Der Einzelunternehmer genießt vergleichsweise viele Freiheiten. Allerdings sorgt dies auch dafür, dass das Unternehmen an ihm als Person hängt. Verstirbt er, wird das Unternehmen aufgelöst. Dies lässt sich durch eine Eintragung im Register verhindern, wonach das Unternehmen dann entsprechend in der gewünschten oder gesetzlichen Reihenfolge vererbt wird. Die Erben haben dann ein halbes Jahr Zeit, das Erbe anzunehmen oder auszuschlagen. Basierend auf der Entscheidung wird das Unternehmen dann aufgelöst oder mit einem neuen Unternehmer fortgeführt.

Während damit der zivilrechtliche Teil „gelöst“ ist, spielt es steuerrechtlich für die Erben eine entsprechende Rolle. Sofern das Erbe ausgeschlagen wird, gilt das Unternehmen zum Todesdatum des Unternehmers als aufgelöst. Eine entsprechende steuerliche Schlussbilanz ist der abschließende Schritt.

Im Rahmen der Nachfolgeplanung gilt es für den Unternehmer also hier zu ergründen, was genau im Falle seines Ablebens mit dem Unternehmen passiert und wie er sich wünscht, dass es weiter geht oder endet. Im Zuge der Lebenswerk-Erstellung tendieren vermutlich viele Unternehmer dazu, die weitere Existenz des Unternehmens abzusichern, was im Testament entsprechend Berücksichtigung finden muss.

Bei Gesellschaften, kommt es auf die Form und Satzung an

Gerade im Klein- und Mittelstand gibt es verschiedene Gesellschaftsformen, die zu Lebzeiten dem Unternehmer und dem Unternehmen eine Vorteil bieten. Abhängig von der gewählten Form ergeben sich allerdings unterschiedliche Abläufe mit dem Tod des Unternehmers.

Grundsätzlich ist hier festzuhalten, dass die Existenz des Unternehmen mit dem Tod nicht wie beim Einzelkaufmann infrage gestellt oder als beendet erklärt wird. Vielmehr steht im Vordergrund, wer zukünftig die Rolle des Unternehmers in der Gesellschaft einnimmt.

Folgt man hier den üblichen Reihenfolge, wird der Unternehmerposten grundsätzlich von den Erben nachbesetzt. Nicht immer wollen die Nachkommen hier aber einsteigen und die Funktion übernehmen, weshalb frühzeitig über eine angepasste Verfahrensweise diskutiert werden sollte, deren Ergebnis dann auch in der Satzung beziehungsweise dem Gesellschaftervertrag festgehalten werden sollte.

Bei einer Kommanditgesellschaft gibt es drei Optionen

In einer KG orientiert sich die Nachfolge an der Satzung des Unternehmens. Ist hierzu nichts in der Satzung festgehalten, gehen die Anteile des verstorbenen Kommanditisten gleich verteilt auf die anderen Beteiligten der Gesellschaft über. Die Erben des Kommanditisten haben hier allerdings Anspruch auf eine Abfindung aus der KG, die dem Erbe zugerechnet wird.

Die Alternative dazu ist logischerweise die Regelung der Erbreihenfolge. Diese muss im Gesellschaftervertrag festgehalten werden, damit die Unternehmensteile auf die gesetzlichen Erben im Rahmen der einfachen Nachfolgeregelung übergehen. Hat der Kommanditist mehrere Erben, wird jeder dieser Erben ein Gesellschafter der Kommanditgesellschaft.

Die dritte Option findet dann Anwendung, wenn das Erbe eine juristische Person ist. Hier kommt es darauf an, in welcher Form eine Gesellschaft als Komplementär in der KG auftritt. Vereinfacht dargestellt wird aber hier auch die Erbreihenfolge insofern eingehalten, als dass die Anteile entsprechend auf die verantwortende Gesellschaft verteilt werden.

Einziehungs- und Abtretungsklauseln in der GmbH

Ähnlich wie bei der Kommanditgesellschaft bestimmt sich Nachfolgeplanung in einer GmbH gemäß den Vereinbarungen in der Satzung der Gesellschaft. Ist an der Stelle nichts weiter geregelt und es tritt die gesetzliche Regelung in Kraft, werden die Anteile des verstorbenen Gesellschafters auf die Erben übertragen. Das bedeutet unter Umständen, dass die GmbH mehrere neue Gesellschafter hat, die sich die bisherigen Rechte und Pflichten aufteilen. Da eine solche Lösung große Risiken für die GmbH mit sich bringt, dürfte sie in der Praxis nur kaum vorkommen. Zusätzlich hat vermutlich auch nicht jeder Erbe Interesse daran, in der GmbH mitzuwirken.

Um eben solche Szenarien zu vermeiden, werden in der Satzung Regelungen eingebaut, die den Ablauf regeln. Dabei spricht man von sogenannten Einziehungs- und Abtretungsklauseln. Unter einer Einziehung versteht man den Vorgang, wenn die Anteile des verstorbenen Gesellschafters auf die bereits vorhandenen Gesellschafter verteilt wird. Somit werden die gesetzlichen Erben nicht Gesellschafter, haben aber aufgrund der Einziehung einen Anspruch auf eine entsprechende Kapitalabfindung.

Anders ist dies bei der Abtretungsklausel. Hier werden die Anteile an eine bestimmte Person vererbt, die entsprechend nach dem Tod zum Gesellschafter wird. Sofern diese Person auch gesetzlicher Erbe ist, findet kein Ausgleich statt. Sollten gesetzliche Erben an der Stelle nicht bestimmt worden sein, stünde ihnen unter Umständen der Anspruch auf eine Kapitalabfindung zu.

Die Nachfolgeplanung sorgfältig wählen und aktuell halten

Eine einmal getroffene Klausel bietet Sicherheit für das Unternehmen und natürlich auch für den Unternehmer. Je früher dies erledigt ist, desto weniger Unsicherheit bestehen für das Unternehmen. Dennoch führt dies unter Umständen dazu, dass sich die Präferenzen im Zeitverlauf ändern. Eventuell schlägt der auserwählte Kandidat eine andere berufliche Laufbahn ein oder hält andere Angebote für attraktiver. Hier gilt es mindestens einmal jährlich eine Überprüfung vorzunehmen.

Wichtig ist hierbei vor allem, dass die Änderungen so niedergeschrieben werden, dass sie eine Rechtskraft besitzen. Am besten ist es, diese direkt notariell zu beglaubigen, sofern sie vorgenommen werden müssen. Alternativ bleibt es bei der eigenen Überprüfung und Bestätigung der vorhandenen Regelungen, die der Unternehmer dann wieder beruhigt für ein Jahr in die Schublade legen kann.

Gleichermaßen sind die Regelungen zu prüfen, wenn sich die Rechtsform der Firma ändert. Wer als Einzelunternehmer startet und Regelungen fixiert, riskiert unter Umständen die Unwirksamkeit, wenn er das Unternehmen nach Jahren in eine GmbH oder KG entwickelt.

Die Nachfolgeplanung sollte somit frühzeitig die notwendige Aufmerksamkeit genießen, um die Risiken für das Unternehmen und den Unternehmer zu minimieren. Anschließend tendiert die Aktualisierung der Regelungen zu einem jährlichen Kaffee mit dem Notar. Lediglich bei Verschiebungen durch die Rechtsform oder eine Änderung der eingesetzten Erben gibt es Anpassungen, die der Notar aufnehmen sollte. Ansonsten ist der Arbeitsaufwand äußerst gering, bei einem gleichzeitig sehr hohen Grad an Sicherheit für das Fortbestehen des Unternehmens.